¿Qué es un proyecto europeo?

Un proyecto europeo es una acción conjunta entre varias entidades de diferentes países europeos (aunque en algunos casos se trata de una iniciativa individual) con el fin de alcanzar un objetivo concreto basado en experiencias y necesidades comunes, a través de una planificación y un reparto de responsabilidades acordado previamente y un presupuesto global, cofinanciado en parte por la Unión Europea.

Esta cofinanciación supone que la Unión Europea considera que el éxito del proyecto tiene un valor añadido europeo, es decir, contribuye a los objetivos de la propia Unión. Los proyectos europeos se construyen a partir de convocatorias lanzadas por la Unión Europea, debiendo responder los solicitantes con una propuesta de proyecto sujeta a las condiciones expresadas en dicha convocatoria.

¿Qué diferencia hay entre un proyecto europeo, un programa europeo y una convocatoria europea?

Los proyectos europeos se construyen a partir de convocatorias lanzadas por la Unión Europea. Estas convocatorias se enmarcan dentro de los programas europeos, que son un instrumento por el cual la Comisión Europea facilita financiación a distintas iniciativas según la estrategia y los objetivos definidos para ese programa, el cual se lanza para apoyar el desarrollo de los objetivos estratégicos y de las políticas europeas.

Los programas pueden abarcar muchas temáticas y recoger varias líneas de acción que engloben determinados objetivos. Para alcanzar estos objetivos se lanzan diversas convocatorias que invitan a instituciones de distinta índole a presentar sus propuestas de proyectos. Cada convocatoria determina los requisitos de participación, los objetivos que deben perseguirse y la cofinanciación que puede conseguirse. El objetivo final de la Unión Europea es, en consecuencia, conseguir que sus políticas y estrategias se apliquen de una manera más directa y rápida en todo el marco europeo, así como construir Europa a través de la cooperación entre territorios.

¿Qué requisitos debo cumplir para poder participar en un proyecto europeo?

El principal requisito es estar decidido a participar y predispuesto a destinar recursos, sobre todo tiempo, a las actividades ligadas a la participación en convocatorias europeas, cuyos mayores beneficios no se obtendrán en un plazo inmediato. Por otro lado, debe tener claro que la participación en un proyecto europeo implica la cooperación con otros socios, manteniendo una actitud favorable a la colaboración y al trabajo en equipo, evitando  la competición. Todos trabajarán por los mismos objetivos y desearán buscar la manera más eficaz de cooperar.

¿Qué requisitos debe cumplir mi proyecto para que sea financiado?

Los proyectos son elegidos normalmente en un proceso de selección competitivo entre todas las propuestas presentadas. Para cada convocatoria existe un baremo de evaluación y una serie de expertos que evalúan las propuestas presentadas. Aquellos proyectos que se adecuen más a las condiciones de la convocatoria (expresadas en sus bases), que hagan un uso más eficiente de los recursos que necesitan y que además contribuyan en mayor medida a las políticas y objetivos establecidos por la Unión Europea, tendrán más posibilidades de ser elegidos para ser cofinanciados en dicha convocatoria.

Además, es importante señalar que la Unión Europea ha puesto el foco en la innovación. Ésta es aplicable a todos los sectores e iniciativas y, por tanto, su propuesta deberá ser innovadora. La Unión Europea difícilmente va a financiar propuestas que no considere como tales.

¿Y si quiero participar en una convocatoria de proyectos pero no tengo ninguna idea para promover uno?

Para participar en un proyecto no es necesario que la idea inicial provenga de su organización. Siempre habrá ideas de proyectos que encajen con su estrategia organizacional y que le puedan resultar interesantes. Puede entrar en un consorcio para un proyecto que esté en fase de preparación e incluso tener la oportunidad de entrar en un proyecto que ya esté en ejecución. ¡Y en esto también le puede ayudar EuroVértice!

¿Cuál es el porcentaje de éxito de una propuesta europea?

Las convocatorias europeas son competitivas, lo que quiere decir que se escoge sólo a las mejor valoradas. El porcentaje de éxito varía normalmente entre el 10 y el 40 %. Este número no debe llevar a engaño, no todas las propuestas tienen la misma calidad o adecuación a la convocatoria y el trabajar estos aspectos, preferiblemente con ayuda de expertos, aumenta considerablemente las posibilidades de éxito.

¿Cuánto tiempo pasa desde que mi propuesta es presentada hasta que es aprobada?

Desde que la convocatoria cierra pueden transcurrir entre 3 y 9 meses hasta saber si el proyecto ha sido seleccionado. Por otro lado, la Unión Europea se ha comprometido a reducir estos plazos, fijando límites mucho más reducidos (unas 14 semanas) en la nueva programación.

¿Qué duración tiene un proyecto?

Un proyecto enmarcado en un programa europeo suele tener una duración media de entre 2 y 3 años, aunque esto depende de la convocatoria a la que pertenezca, pudiendo variar entre los 12 meses y los 5 años. Los proyectos deben perseguir objetivos a medio y largo plazo.

¿Qué presupuesto suele tener un proyecto europeo?

El presupuesto medio de un proyecto que busque financiación europea está entre 1,5 y 2 millones de euros, aunque la cuantía varía mucho según las convocatorias. Por ejemplo, los proyectos más complejos pueden tener un presupuesto de hasta 5 millones, mientras que los más simples no alcanzan el millón. Es importante recordar que la inmensa mayoría de los proyectos son en consorcio, por lo que dichas cantidades se refieren al total del presupuesto para todos los socios. Dicho presupuesto se reparte después entre los socios atendiendo a las responsabilidades y tareas que desarrollen.

¿Qué tipo de gastos se financian?

Los gastos financiables son aquellos relacionados directamente con la ejecución del proyecto, necesarios por tanto para su desarrollo. Por el contrario, los gastos corrientes de las organizaciones participantes no son considerados normalmente gastos elegibles, es decir, que lo que se pretende cofinanciar es el esfuerzo añadido que una organización tiene que hacer para poder desarrollar el proyecto.

A la hora de calcular la financiación que puede recibir un proyecto es importante entender el concepto de «gasto elegible», que es la parte de un gasto específico que es considerada para calcular cuánta cofinanciación se recibe.

¿Sería el IVA un gasto elegible dentro del presupuesto del proyecto?

Aquellas entidades que no recuperan IVA en su actividad, o que no lo hacen para el desarrollo específico de un proyecto europeo, pueden incluir en su presupuesto el IVA como un gasto elegible (esto es, sujeto a subvención).

¿La cofinanciación significa un préstamo o es una subvención?

La fórmula de cofinanciación mayoritaria en las convocatorias europeas es la subvención a fondo perdido, incluyendo, en la mayoría de casos, anticipos para el comienzo de las actividades.

¿Qué porcentaje del presupuesto de mi proyecto podría ser cofinanciado por la Unión Europea?

Dependiendo de la convocatoria a la que se presente la propuesta y del tipo de entidad participante podrá obtener una financiación de entre el 50 y el 75 % de los gastos de ejecución. En algunos programas se puede alcanzar hasta el 90 %, mientras que en otros no se llegará al 20 %.

Si la UE cofinancia el proyecto, ¿cómo debo yo financiar el resto?

La Unión Europea financia una parte de los gastos del proyecto. El resto debe ser asumido por cada socio dentro de su presupuesto individual. Esto no significa necesariamente una aportación dineraria que corresponda a dicha cantidad ya que, por ejemplo, los gastos de personal propio utilizado en el desarrollo del proyecto se consideran parte del presupuesto. Al no significar para la entidad una aportación efectiva adicional a sus gastos corrientes, se convierte en una manera más sencilla de cofinanciar el proyecto.

¿Cuántos socios necesito?

Los programas europeos están diseñados para buscar la cooperación entre las entidades europeas de diversos países. Por eso, y aunque en algunos casos son posibles proyectos individuales, normalmente se ha de construir un proyecto a partir de un consorcio transnacional. Normalmente existe un número mínimo, por ejemplo 2 o 3 socios de diferentes países, pero dependiendo de la convocatoria puede ser obligatorio o aconsejable un número de socios diferente, que puede incluso superar los 20 en proyectos muy complejos o ambiciosos, o proyectos de redes de conocimiento.

¿Cómo se articula la relación entre los socios y la Unión Europea dentro del proyecto?

Una vez aprobado el proyecto es necesario firmar un contrato de subvención y de participación en el proyecto. Las modalidades son varias pero existen dos modelos básicos:

  • Un contrato firmado entre la Unión Europea y el líder del proyecto, que a su vez firma contratos individuales con cada socio.
  • Un contrato de consorcio que incluye a la Unión Europea, por un lado, y a todos los socios del proyecto, por el otro.

En los contratos de subvención se incluye toda la información sobre el proyecto, plazos, obligaciones y derechos de todas las partes, actuando como documento de referencia durante toda la duración del proyecto.

¿Qué obligaciones adquiero al participar en un proyecto?

La participación en un proyecto europeo conlleva una serie de derechos y obligaciones. Las obligaciones se refieren, básicamente, al desarrollo de los trabajos incluidos en el proyecto, en tiempo y forma adecuados según las obligaciones del programa. Además es necesario publicitar adecuadamente el proyecto y la cofinanciación europea, así como justificar técnica, financiera y administrativamente las actividades desarrolladas. Por otro lado es una obligación también la colaboración en la gestión del proyecto y con el resto de socios del consorcio.

¿Están regulados los aspectos de propiedad intelectual desarrollada con anterioridad al proyecto y los resultados que se obtengan?

La Unión Europea presta mucha atención a los aspectos de propiedad intelectual, con el objetivo de que la colaboración entre entidades europeas no se vea limitada por reticencias o temores respecto a estos temas y que los resultados obtenidos en los proyectos sean convenientemente explotados. En este sentido existe toda una regulación para la protección de los derechos de propiedad intelectual de los socios participantes, tanto previos como adquiridos gracias al proyecto. La práctica más usual es la firma de un acuerdo sobre propiedad intelectual antes de que comience el proyecto. Dicho acuerdo recoge y protege los antecedentes que cada socio aporta al proyecto, especificando qué términos se usan para el proyecto y los derechos y modalidades de acceso. Además recoge también el reparto de derechos de propiedad o explotación de los resultados. El objetivo es que, antes del comienzo del proyecto (y por tanto de la colaboración entre socios), todos estos aspectos estén claros y todos los socios tengan la tranquilidad necesaria para desarrollar adecuadamente sus actividades.

¿Tengo que compartir mi experiencia previa? (mis patentes o los productos desarrollados por mi empresa)

En proyectos de investigación, desarrollo o innovación que partan de los conocimientos o experiencia previa de los socios, estos deben ser utilizados en el proyecto. El grado y forma de utilización en el proyecto dependerá de lo recogido en el acuerdo sobre propiedad intelectual previo al proyecto. Además, el grado de implicación y aportación al proyecto delimitará, según se acuerde entre los socios, la propiedad intelectual o los derechos de explotación de sus resultados.

¿Qué sucede si no puedo seguir en el proyecto por una causa de fuerza mayor?

La fuerza mayor está contempladas como causa justificable de abandono de un proyecto, sin que por ello tenga que conllevar sanción económica alguna. Estas causas de fuerza mayor están relacionadas con la incapacidad de la entidad para seguir desarrollando las actividades a las que está comprometida por el acuerdo de subvención y que son irreversibles (desastres naturales, bancarrota…). Estas circunstancias están muy bien delimitadas y se consideran casos excepcionales.

¿EuroVértice participa también en la gestión del proyecto?

Uno de los puntos fuertes dentro de las capacidades de EuroVértice es el apoyo a la gestión de los proyectos. EuroVértice cuenta con una dilatada y exitosa experiencia en la gestión y seguimiento de proyectos, apoyando a sus clientes desde la preparación de la propuesta hasta el cierre de las formalidades administrativas, ofreciendo una gestión integral del proyecto:

  • Gestión administrativa y financiera.
  • Desarrollo del plan de comunicación, de sus acciones y cualquier otra actividad relacionada.
  • Seguimiento del proyecto, un aspecto esencial para el correcto desarrollo de sus acciones. EuroVértice realiza un seguimiento continuo que comprende la evaluación del desarrollo, la preparación de planes de contingencia y la intervención ante desviaciones respecto a ese plan.

Esta participación en la gestión se articula a partir de la colaboración entre EuroVértice y el cliente, constituyendo un grupo de trabajo que cubra todas las necesidades que el proyecto demande.

¿Qué me puede costar el apoyo en la redacción de una propuesta?

El coste de los servicios de EuroVértice depende de varios factores, sobre todo de la complejidad de la propuesta y de la capacidad de implicación del cliente en su desarrollo. El coste de los servicios se establece de manera individual atendiendo a estos y otros factores.